- 会議の目的は、報告・決定・対話
- 報告・決定に時間を使わない
- 対話のできる会議・委員会を目指す
多くの医療機関のマネジメントを見てきた私ですが、経営改善を進めるために注目するポイントの一つに『会議・委員会が活性化しているか』ということがあります。
今回は、この『会議・委員会』についてスポットをあてたいと思います。
経営状況の芳しくない医療機関は、以下のような特徴がみられます
- 会議・委員会が時間通りに始まらない
- 報告者が、資料を読み上げているだけ
- 院長や施設長などの会議責任者が、参加者を叱責する時間が多い
皆さまの組織では、このような会議・委員会になっていませんか？
会議や委員会という形で、複数の人たちや多職種が集まる機会は、医療機関や福祉施設でも多いと思います。
しかし、前述したように非常に非効率的な時間となっており、本来業務に支障をきたすことも珍しくないのではないでしょうか。
働き方改革が叫ばれる昨今のマネジメントにおいて、会議・委員会の実施方法を見直すことで、より効率的な仕事にしていくためのポイントを解説します。
まず初めに言及したいのは、開始時間を厳守するということです。
もちろん、医療機関や福祉施設の場合、患者・利用者の緊急対応などでどうしても開始時間に参加者が揃っていないこともあります。
ただ、その際の連絡がなく、参加者がただ待たされている状況もよくありますね。
「何分後には行けます」とか「参加できそうにないので欠席します」、「参加できないので、代理の者を参加させます」というような連絡がなく、時間通りに集まっている人たちの時間を無駄に浪費させてしまっています。これでは働き方改革も何もあったものではありません。
参加者の皆さんは、忙しい業務の中で自分なりに都合をつけて、会議の開始時間に間に合うように参加しているということを、みんなが理解する必要があります。
次に、会議や委員会の中で最も多いのは『報告』だと思いますが、以下の2つがポイントです。
- 報告事項は事前共有しておく
- 報告事項の論点のみを伝える
会議や委員会の場になって、初めて膨大な資料を読み上げて報告するというのは、あまりにも非効率だと思いませんか？
例えば、医療安全委員会のような場において、前月のインシデントやアクシデントの報告をしたいのであれば、
「前月のアクシデントレポートの提出は〇件、まず1つ目の内容は○月〇日の～～～」
と説明しだすのではなく、
「前月のアクシデントレポート、インシデントレポートの提出状況は、先日共有いたしました資料の通りです。まだ目を通していただけてない方もいらっしゃるかもしれませんので、1分ほど時間をおきますので、今、お目通しください。」
というような報告をしたいですね。そして、その後は、
「前月のアクシデントレポート・インシデントレポートの傾向からして、○○という対策が必要だと考えますが、皆様いかがでしょうか？」
というように論点をスッキリと報告し、「この時間で参加者にどんな意見を欲しいのか」ということを最初に伝えた方が、会議・委員会で皆さんが集まっている目的が出てきますね。
このような報告を行うことで、「この場で何を決めればいいのか」という意思決定のスピードや質もアップします。
さらに、参加者から意見を求めない『単なる報告事項』であれば、会議や委員会の時間を使うことももったいないです。メールで添付資料を付けて送っておけば、それで目的は果たすはずです。
上記のような取組みを進めるだけでも、会議や委員会における無駄な時間というのは、大幅にカットできるのではないでしょうか。
次回のコラムでは、会議・委員会での意見交換を如何に有益なものにしていくかについて解説します。
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