【働き方改革のススメ】会議・委員会の実施方法を見直そう(後編)

  • 会議・委員会の場は、和やかな雰囲気を演出する
  • どんな意見であっても頭ごなしに否定せず、一旦受け止める
  • 会議主催者は、主体性を生み出すファシリテーターに徹する

前回コラムにて、会議・委員会の実施方法を見直すポイントについて解説いたしました。今回は、その後編として、会議・委員会での意見交換を有益にしていく方法について解説をしていきます。

まず、前提として、会議・委員会をどのような場にしたいかということが重要となります。
前回のコラムでも述べましたが『報告・伝達の場』にしたいのであれば、より簡潔に進行することに尽きます。
しかし、会議・委員会の種類の中には、「アイデアを求めたい」「各部署(参加者)の意見を聞きたい」というものもあるのではないでしょうか?

司会が「この件について、何か意見はありますか?」と聞いても、
「特にありません」
「・・・(無言)」
となることも珍しくないと思います。
このような事態になるのは、何が原因なのでしょうか?
これは主に2つの原因があると考えます。

1つは、会議・委員会の開催目的や参加者の役割が不明瞭であるということです。

分かりやすく言うと、その会議・委員会は何のために設けられているのか。また、その会議・委員会に参加する人たちに何をしてほしいのかという点について、理解が得られていないということです。

では、どうしたらいいのかということですが、最も望ましい方法は、参加者一人一人に何を期待するのかを示す(伝える)ことです。
「○○さん、あなたには病棟管理の中で起こる△△について、この場で意見をください」
とか、
「××さん、あなたはMSWだから、入退院支援業務の中で□□ができるようにしてほしいです。その進捗状況や取り組みを進める中で上手くいかないことがあれば、この場で教えてください」
など、参加者個々人に対する期待(このように活動をしてほしい)ということを明確に伝えることが大切です。

もちろん、その前提には『この会議・委員会は○○を実現するために組織されている』という目的が含まれていますので、その点についても、会議責任者は参加者に繰り返し伝えていくことが必要となります。

2つ目は、参加者の心理的安全性が確保されていないということです。

分かりやすく言うと、参加者の方々が、その場で発言することに対して何らかの理由でブレーキがかかっている状態ということです。

人は、自分の思っていることや感じていることを発言しても、「あなたは分かっていない」「そんなことも知らないの?」とか「それは今話していることと違うから」というように自分の発言を否定されてしまうと、「この場は私にとって安全な場ではない」という心理になり、心理的安全性が確保されてない場であるという認識になります。

よく、初めて会う人や初めて参加する場で、相手や周囲の様子を伺って控えめな態度をとることもありますね。これが『心理的安全性が確保されていない状態』ということです。
相手や周囲の環境に少し打ち解けてくると、少しずつ自分を表現することができるようになりますね。これが『心理的安全性が確保されつつある状態』ということです。

この『心理的安全性が確保されつつある状態』がポイントです。この時に、自分の意見に対して攻撃的なことを言われたり、無視されたりして自分の意見や思いを軽く扱われると、人は、再び自分の意見や思いを発言することを控えるようになります。
組織の中での会議や委員会に置いては、参加者の方が自分の意見や考えを発言できる雰囲気が必要不可欠です。

前述したように、相手の意見を簡単に否定しないことや、無知であることを責めないことももちろん大切です。言うなれば、『この場では自分の存在を否定されない』という環境設定や議事進行を行うことが会議・委員会を活性化していくための必須条件と言っても過言ではありません。

会議・委員会の進行役や責任者の方は、これらの点を踏まえ、ファシリテーター(中立な立場で参加者に発言を促したり、話の流れをまとめたりする役割)に徹することが大切です。 1人の100歩より100人の1歩を大切にして進んでいける組織になるために、会議・委員会という場が、より効果的・効率的なものになることを願っています。

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